Hulp bij E-mail problemen

Help! Mijn mails komen niet aan — wat nu?

Als je merkt dat facturen, bevestigingen of herinneringen niet aankomen bij jezelf of je klanten, dan is dat natuurlijk vervelend. Gelukkig ligt het in de meeste gevallen niet aan een storing of fout, maar aan één van een aantal veelvoorkomende en goed op te lossen oorzaken.

In dit overzicht helpen we je stap voor stap verder: van simpele checks die je zelf kunt doen tot wat diepgaandere technische oorzaken — en waar Rentpro wel of juist geen invloed op heeft.

1. Even geduld...

In 95% van de gevallen worden mails binnen enkele minuten bezorgd, maar het kan soms iets langer duren.
Daarom adviseren we: wacht bij voorkeur 20 minuten voordat je actie onderneemt. In zeldzame gevallen (vooral bij externe vertraging of drukte bij ontvangende servers) kan het tot enkele uren duren — dat is helaas niet volledig te voorkomen.

Heb je geen tijd om te wachten? Ga gerust alvast door naar de volgende stappen — ze zijn veilig en storingsvrij.

2. Controleer je ingestelde e-mailadressen in de templates

In Rentpro kun je bij elke mailtemplate eigen e-mailadressen instellen. Deze overschrijven de Standaard E-mailinstelling. Controleer dus:

• Is het juiste e-mailadres ingevuld bij “Verzenden naar”, “BCC”, enz.?

• Is het adres correct gespeld?

• Is het geen verouderd, vervallen of forwarding-adres?

3. Gebruik verschillende adressen voor afzender (From) en BCC

Sommige e-mailproviders blokkeren mails als het lijkt alsof je een mail stuurt van jezelf naar jezelf, maar die in werkelijkheid vanaf een externe server komt.
Zorg dus dat je niet hetzelfde adres gebruikt als From én als BCC.

Goed voorbeeld:
From: info@jouwbedrijf.nl
BCC: orders@jouwbedrijf.nl

4. Heb je recent DNS-instellingen aangepast?

Na livegang passen wij je DNS niet meer aan — dat ligt dan weer bij je hostingpartij of domeinbeheerder. De volgende instellingen zijn vereist om e-mails goed bezorgd te krijgen:

5. Check of je e-mails niet per ongeluk op spam lijken

Zelf mailtemplates aangepast? Gebruik dan een tool zoals mail-tester.com om te controleren of je mailinhoud mogelijk spamfilters triggert. De standaard Rentpro-templates scoren meestal goed, maar eigen teksten of bijlages kunnen invloed hebben.

6. Test met een Gmail- of Outlook-adres

Wil je zwart-op-wit vaststellen waar het misgaat? Dan is dit de belangrijkste en eenvoudigste test:

Stel tijdelijk twee BCC-adressen in:

• Eén naar je bestaande adres (bijv. orders@jouwdomein.nl)

• Én één naar een extern betrouwbaar adres (bijv. jouwbedrijf@gmail.com of @outlook.com)

Laat dit minimaal een paar dagen actief staan, en controleer de verschillen:

• Komen de mails wél aan bij Gmail/Outlook, maar niet bij je eigen adres?
  Dan ligt het probleem vrijwel zeker buiten Rentpro.

• Komen de mails op geen van beide adressen aan?
  Dan ligt de oorzaak mogelijk bij Rentpro of ons mailsysteem.

❗️Wat nu?

De resultaten van deze test bepalen de vervolgstappen.

A — Komen de mails wel aan bij Gmail/Outlook, maar niet bij je eigen adres?

Dan ligt het probleem buiten ons systeem — bijvoorbeeld bij je e-mailprovider, spamfilter, of forwarding.
➡️ Pas nadát deze test volledig en aantoonbaar is gedaan, kunnen wij eventueel ondersteunen bij communicatie richting derde partijen (zoals je hostingpartij).
Dat valt buiten onze standaard service en kan alleen via maatwerkondersteuning.

Zonder deze test zijn wij helaas niet in staat om externe partijen effectief te betrekken — ook om te voorkomen dat je tussen partijen belandt die naar elkaar wijzen.

B — Komen de mails ook bij Gmail/Outlook niet aan?

En heb je bovenstaande stappen doorlopen? Neem dan contact met ons op.
Laat ons weten:

• Naar welke adressen de mail(s) gestuurd werden

• Op welke datum en tijd dit gebeurde

• Wat je al getest hebt

Dan zoeken wij het gericht voor je uit.

Achter de schermen: hoe mailverzending écht werkt

Het is goed om te begrijpen dat Rentpro niet letterlijk mails bezorgt, maar ze verstuurt via een externe e-mailserver (TransIP). Zodra die server de mail aanbiedt aan het internet, zijn er veel tussenstappen waar iets mis kan gaan:

• Internetvertragingen

• Spamfilters

• Forwardingregels

• Hostingblokkades

• Volle inboxen

• Blacklists

📦 Vergelijk het met een pakket versturen:
Rentpro is de winkel. TransIP is de bezorger. Als het pakket op je stoep staat maar je brievenbus zit dicht, of de conciërge stuurt het terug, dan ligt dat buiten onze controle — maar we denken wél graag met je mee.

Heb je vragen of wil je samen een probleem analyseren? Laat het ons weten — we helpen je graag verder.