/
Stappenplan ter voorbereiding ingebruikname

Stappenplan ter voorbereiding ingebruikname

Je verhuurwebshop gaat binnenkort live of is al live. Dit betekent dat er orders binnen kunnen komen.
Met onderstaand stappenplan zijn een aantal stappen op een rijtje gezet om je hier op voor te bereiden.

Stap 1 Stap in de schoenen van je klant

Stap in de schoenen van je klant en plaats een testbestelling op je website. Hiermee controleer je gelijk nogmaals of de winkelwageninstellingen, de openingstijden en de betaalopties goed zijn ingesteld en de order afgerond en de voorwaarden content pagina's zijn ingevuld.

Let op! Wanneer de website nog niet live is, dan kunnen er technisch gezien nog geen (orderbevestigings)mails vanuit het systeem verstuurd worden.
Hiervoor moet via je domeinnaam instellingen toestemming gegeven worden. Dit gebeurt op de dag van livegang

Stap 2 Test order bekijken

Ga naar het tabje Orders, overzicht in de backoffice en klik op de testbestelling. Je gaat dan naar de orderdetailpagina.
Wat er op de orderdetailpagina wordt weergegeven wordt op deze pagina van de handleiding uitgelegd.
Deze pagina geeft ook een uitleg op de onderstaande vragen:

  • Hoe pas je de huurperiode van een order aan? (kopje huurperiode van een order)

  • Hoe je een orderstatus aan een order toevoegt? (kopje order statussen)

  • Hoe je producten aanpast in een order? (kopje aanpassen producten in een order)

  • Hoe facturen van een order (kunnen) worden aangemaakt? (kopje facturen van een order)

  • Hoe borg in een order verwerkt wordt / kan worden? (kopje borg van een order)

  • Hoe er een pakbon van een order gegenereerd kan worden? (kopje pakbon)

Stap 3 Orderoverzicht & orderagenda

Onder het tabje Orders zijn er 2 orderoverzichten.
Een in tabelvorm met filter en sorteermogelijkheid (Overzicht). En een in agenda vorm (Agenda), waar door middel van de scroller van je muis kan worden in- of uitgezoomd en waar zelf ophalen orders, bezorgorders en offerte optieorders in verschillende kleuren worden weergegeven.

Wij adviseren je om in orders te werken met order statussen, zodat binnen je team de laatste status van een order voor iedereen inzichtelijk is. Hier kun je dan in het orderoverzicht op filteren.
Meer informatie over deze overzichten is op deze pagina terug te vinden.

Stap 4 Pakbonnen

Een pakbon van een order kan op diverse manieren worden gegenereerd. Op de orderoverzichtspagina, op de orderdetailpagina van de order zelf, en via de weekplanning start- en retourdatum overzichten op het dashboard en via het pakbonoverzicht.

Het pakbonoverzicht is te bereiken via het tabje Orders, export, pakbon overzicht. Hier kun je in een keer meerdere pakbonnen genereren op basis van verschillende specificaties.
Meer informatie over het pakbon overzicht is op deze pagina terug te vinden.

Stap 5 Bestaande orders invoeren

Wanneer je bedrijf al actief is, dan heb je waarschijnlijk al orders ingepland staan.
Deze wil je dan in de planning opnemen. Hoe je vanuit de backoffice orders kunt plaatsen, wordt op deze pagina uitgelegd (optie 3).

Let op! Wanneer je website nog niet live is of wanneer deze wel live is en je wilt niet dan je klanten hiervan een orderbevestiging ontvangen, vink dan het vinkje Stuur orderbevestigingsmail in de popup uit.

Stap 6 Dashboard uitlever- en retouroverzichten

Het dashboard, de hoofdpagina van de backoffice (ook bereikbaar via het Rentpro logo linksboven), biedt een aantal handige overzichten.
Zo ook de overzichten planning startdatum en planning einddatum.
Planning startdatum en planning einddatum geeft per week inzicht in de uit te leveren en terugkomende orders.
Orders met een groen blokje zijn bezorgorders en orders met een blauw blokje zijn zelf ophalen orders.
Lichtgrijs weergegeven orders, zijn orders waarvan de huurdatum al geweest is.
Vetgedrukte orders zijn orders die vandaag uitgeleverd moeten worden. Orders met normale weergave zijn toekomstige orders.
In het overzicht wordt per order het type transport, de naam van de klant, de afleverplaats, de startdatum, de einddatum en de laatste orderstatus getoond.
Ook is de pakbon van de order vanuit dit overzicht te genereren.

Meer informatie over de andere dashboard overzichten vind je hier.

Stap 7 Facturatie van orders

Via het tabje Facturen kom je bij de factuurmodule. Van iedere order wordt er automatisch een (concept)factuur gegereerd.
Zie ook https://rentpro.atlassian.net/wiki/spaces/RG/pages/2311487534/Order+detailpagina#Facturenorder en eventueel https://rentpro.atlassian.net/wiki/spaces/RG/pages/2312830977 voor meer informatie hierover.
Onderstaand vind je de links naar uitlegpagina's met antwoorden op de volgende vragen;

Stap 8 Borg verwerken

Wanneer een order een borg bevat, is er voor het winkelwagen bestelproces een keuze te maken uit 3 opties met betrekking tot het rekenen van de borg.

  • Huursom + borg rekenen bij plaatsen van een order. (standaardoptie)

  • Alleen borg rekenen bij plaatsen van een order

  • Alleen huur rekenen bij plaatsen van een order