Stappenplan ter voorbereiding ingebruikname
- Brigit van Hoften (Unlicensed)
- Ellen Cornelissen
Je verhuurwebshop gaat binnenkort live of is al live. Dit betekent dat er orders binnen kunnen komen.
Met onderstaand stappenplan zijn een aantal stappen op een rijtje gezet om je hier op voor te bereiden.
Stap 1 Stap in de schoenen van je klant
Stap in de schoenen van je klant en plaats een testbestelling op je website. Hiermee controleer je gelijk nogmaals of de winkelwageninstellingen, de openingstijden en de betaalopties goed zijn ingesteld en de order afgerond en de voorwaarden content pagina's zijn ingevuld.
Let op! Wanneer de website nog niet live is, dan kunnen er technisch gezien nog geen (orderbevestigings)mails vanuit het systeem verstuurd worden.
Hiervoor moet via je domeinnaam instellingen toestemming gegeven worden. Dit gebeurt op de dag van livegang
Stap 2 Test order bekijken
Ga naar het tabje Orders, overzicht in de backoffice en klik op de testbestelling. Je gaat dan naar de orderdetailpagina.
Wat er op de orderdetailpagina wordt weergegeven wordt op deze pagina van de handleiding uitgelegd.
Deze pagina geeft ook een uitleg op de onderstaande vragen:
Hoe pas je de huurperiode van een order aan? (kopje huurperiode van een order)
Hoe je een orderstatus aan een order toevoegt? (kopje order statussen)
Hoe je producten aanpast in een order? (kopje aanpassen producten in een order)
Hoe facturen van een order (kunnen) worden aangemaakt? (kopje facturen van een order)
Hoe borg in een order verwerkt wordt / kan worden? (kopje borg van een order)
Hoe er een pakbon van een order gegenereerd kan worden? (kopje pakbon)
Stap 3 Orderoverzicht & orderagenda
Onder het tabje Orders zijn er 2 orderoverzichten.
Een in tabelvorm met filter en sorteermogelijkheid (Overzicht). En een in agenda vorm (Agenda), waar door middel van de scroller van je muis kan worden in- of uitgezoomd en waar zelf ophalen orders, bezorgorders en offerte optieorders in verschillende kleuren worden weergegeven.
Wij adviseren je om in orders te werken met order statussen, zodat binnen je team de laatste status van een order voor iedereen inzichtelijk is. Hier kun je dan in het orderoverzicht op filteren.
Meer informatie over deze overzichten is op deze pagina terug te vinden.
Stap 4 Pakbonnen
Een pakbon van een order kan op diverse manieren worden gegenereerd. Op de orderoverzichtspagina, op de orderdetailpagina van de order zelf, en via de weekplanning start- en retourdatum overzichten op het dashboard en via het pakbonoverzicht.
Het pakbonoverzicht is te bereiken via het tabje Orders, export, pakbon overzicht. Hier kun je in een keer meerdere pakbonnen genereren op basis van verschillende specificaties.
Meer informatie over het pakbon overzicht is op deze pagina terug te vinden.
Stap 5 Bestaande orders invoeren
Wanneer je bedrijf al actief is, dan heb je waarschijnlijk al orders ingepland staan.
Deze wil je dan in de planning opnemen. Hoe je vanuit de backoffice orders kunt plaatsen, wordt op deze pagina uitgelegd (optie 3).
Let op! Wanneer je website nog niet live is of wanneer deze wel live is en je wilt niet dan je klanten hiervan een orderbevestiging ontvangen, vink dan het vinkje Stuur orderbevestigingsmail in de popup uit.
Stap 6 Dashboard uitlever- en retouroverzichten
Het dashboard, de hoofdpagina van de backoffice (ook bereikbaar via het Rentpro logo linksboven), biedt een aantal handige overzichten.
Zo ook de overzichten planning startdatum en planning einddatum.
Planning startdatum en planning einddatum geeft per week inzicht in de uit te leveren en terugkomende orders.
Orders met een groen blokje zijn bezorgorders en orders met een blauw blokje zijn zelf ophalen orders.
Lichtgrijs weergegeven orders, zijn orders waarvan de huurdatum al geweest is.
Vetgedrukte orders zijn orders die vandaag uitgeleverd moeten worden. Orders met normale weergave zijn toekomstige orders.
In het overzicht wordt per order het type transport, de naam van de klant, de afleverplaats, de startdatum, de einddatum en de laatste orderstatus getoond.
Ook is de pakbon van de order vanuit dit overzicht te genereren.
Meer informatie over de andere dashboard overzichten vind je hier.
Stap 7 Facturatie van orders
Via het tabje Facturen kom je bij de factuurmodule. Van iedere order wordt er automatisch een (concept)factuur gegereerd.
Zie ook Order detailpagina | Facturenorder en eventueel Factuur aanmaken voor meer informatie hierover.
Onderstaand vind je de links naar uitlegpagina's met antwoorden op de volgende vragen;
Hoe maak je een conceptfactuur defintief? Concept facturen
Hoe verwerk ik een betaling op een factuur? Factuur betalingen
Hoe wijzig ik een definitieve factuur? Definitieve factuur wijzigen
Hoe email ik een definitieve factuur? Definitieve factuur mailen
Hoe maak ik een creditnota? Creditnota maken
Hoe krijg ik inzicht in de openstaande facturen? Definitieve facturen
Stap 8 Borg verwerken
Wanneer een order een borg bevat, is er voor het winkelwagen bestelproces een keuze te maken uit 3 opties met betrekking tot het rekenen van de borg.
Huursom + borg rekenen bij plaatsen van een order. (standaardoptie)
Alleen borg rekenen bij plaatsen van een order
Alleen huur rekenen bij plaatsen van een order
Afhankelijk van de keuze wordt de borg op een verschillende manieren in de order weergegeven. Dit wordt hier uitgelegd. Ook wordt er uitgelegd hoe je de borg en borgbetalingen kunt verwerken.
Via het tabje Facturen, kopje borg zijn er 3 borg overzichten in te zien:
Overzicht openstaande borg Overzicht openstaande borg
Overzicht betaalde borg Overzicht betaalde borg
Overzicht te retourneren borg Overzicht te retourneren borg
Stap 9 Inzicht in voorraad
Via de planmodule wordt de voorraad van producten bij het plaatsen van een order (via webshop of backoffice) geblokkeerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de ingestelde product levertijd.
Dit is de levertijd tussen 2 orders. Via het tabje producten, kopje planning, agenda kom je bij de product agenda. Deze agenda geeft inzicht in de voorraad van je producten.
Klik hier voor meer informatie over de product agenda.
Stap 10 Offertes maken
Hoewel klanten via je webshop geheel zelfstandig bestelling kunnen plaatsen, wordt er in sommige gevallen toch gevraagd om een offerte.
Een offerte kan worden samengesteld via de offertemodule
Deze offerte inclusief bevestigingslink kan naar de klant worden gemaild. En indien gewenst kunnen de producten in de offerte in optie worden geplaatst.
De verschillende offerte overzichten geven inzicht in de status van de gemaakte offertes.
Stap 11 Klanten
Klanten kunnen worden aangemaakt door in het klantoverzicht rechts op de knop klant toevoegen te klikken. Klanten worden automatisch aangemaakt als ze een order plaatsen. Ze kunnen zich ook via je webshop registreren en een account aanmaken.
Wanneer de klant een bestelling plaats terwijl hij of zij is ingelogd, dan worden de bestelling aan hetzelfde klantnummer gekoppeld en eventuele klantkortingen toegepast.
Het is ook mogelijk om voor de klant een account aan te maken via de backoffice.
Via klantinstellingen kan er een klant specifieke korting worden gegeven. Meer over klantinstellingen wordt hier uitgelegd.
Stap 12 Statistieken / inzichten
Meten is weten. Op de statistieken pagina wordt via verschillende overzichten inzicht gegeven in de verkopen en verhuren van de website.
Denk bijvoorbeeld aan goed of slecht scorende producten. Wat je kan doen besluiten om
van een specifiek product er meer aan te bieden of juist niet meer aan te bieden.
Meer informatie over de verschillende statistieken op vind je hier.
Verder is het mogelijk om via Google Analytics (Universe of 4) het aantal bezoekers van je website te meten.