Offerte aanmaken
Om een offerte aan te maken klik je op het tabje offerte en links in het menu bij offertebeheer op aanmaken. Selecteer de klant uit de keuzelijst, kies de gewenste huurperiode en klik op de knop Offerte aanmaken. Staat de klant nog niet in het systeem voeg de klant dan eerst toe door op de link te klikken Maak nieuwe klant aan.
Adres offerte
Wanneer het afleveradres van het factuuradres kan door het aanvinken van de optie Afwijkend afleveradres een afwijkend afleveradres worden ingevuld.
Huurperiode offerte
Onder verhuurperiode kan de transportperiode en reserveringsperiode indien afwijkend van de huurperiode worden ingesteld. Sla dit op door te klikken op de opslaan knop.
Optie reservering offerte
Een offerte dient een geldigheid te hebben van een vastgestelde periode. De producten in een offerte kunnen worden gereserveerd. Dit om te voorkomen dat wanneer de klant de offerte wilt bevestigen, de producten niet meer beschikbaar zijn. De standaard termijn voor de (optie)reservering is 14 dagen, maar kan ook tot en met een specifieke datum worden ingesteld.
Wanneer de optie datum voorbij is wordt de voorraad van de producten in de offerte voor de huurperiode automatisch vrij gegeven. De optie reservering kan worden verlengd met 1 week, 1 maand of tot en met een specifieke datum.
De standaard optie termijn van 14 dagen kan, indien gewenst door Rentpro in de setup fase worden aangepast.
Transport offerte
Selecteer in de keuzelijst onder transport de gewenste transportoptie. Wanneer dit een transportoptie met een kilometer berekening is, dan wordt de kilometerberekening geactiveerd door de transportoptie te selecteren. Is dit de standaard / eerste transportoptie uit de keuzelijst, selecteer dan eerst een andere optie en vervolgens de weer de standaardoptie om de kilometerberekening te activeren.
Producten en diensten offerte
Onder producten en diensten kunnen door middel van de keuzelijst producten (en diensten aangemaakt als producten, zoals bijvoorbeeld begeleiding per uur) aan de offerte worden toegevoegd. De prijzen volgens ingestelde staffels en eventuele klantkorting automatisch berekend. Hiervan kan worden afgeweken door de prijzen aan te passen of een korting te te passen.
Naast de groene knop toevoegen wordt de beschikbare voorraad van het geselecteerd product weergegeven.
In het veld onder de keuzelijst wordt de eventueel bij het product ingevulde veld Standaardtekst offerte automatisch ingevuld. Deze tekst kan worden aangepast.
Borg offerte
Nadat alle producten en diensten zijn toegevoegd kan een eventuele borgsom worden ingevuld. Links van het borg invoerveld wordt de standaard borgsom, zoals deze via de winkelwagen wordt berekend weergegeven. Door de klikken op de blauwe link wordt de standaard borgsom automatisch in het borg veld ingevuld. Wil je hiervan afwijken, vul dan handmatig het gewenste borgbedrag voor de offerte in.
Offerte notities
In het notitie overzicht kan aanvullende informatie betreffende de offerte worden ingevuld. Hierin kan een korte introductie voor de offerte worden beschreven met eventueel aanvullende informatie als overige notities, dit is vrij in te delen.
Zodra de offerte wordt omgezet naar een order zal zal de offerteintroductie niet mee gekopieerd worden naar de order gezien deze alleen van toepassing is op de offerte. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om de overige notitie wel mee te kopiëren naar de order, maar zal de opmaak uit de notitie worden verwijderd. Indien dit gewenst is, dan kunt u dit bij ons aanvragen om dit aan te zetten.
Bij Factuurreferentie kan een referentie voor op de factuur worden ingevuld. Bij het omzetten van de offerte naar order wordt de ingevulde waarde van het factuur referentie veld op offerteniveau over genomen in het factuur referentie veld op orderniveau.
In het offertebeheer overzicht is het mogelijk om standaard PDF teksten in te vullen voor de Offerte introductie en Overige notities velden. Deze teksten worden dan bij het aanmaken van een nieuwe offerte automatisch gevuld. Vervolgens kunnen deze teksten naar wens worden aangepast per offerte.